ASAS PEKERJAAN KANTOR
Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan atau
unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketata usahaan atau pekerjaan kantor
yang dilakukan dalam suatu organisasi harus pula diorganisir, yaitu
dibagi-bagi, disusun dalam kerangka hubungan-hubungannya satu sama lain. Dalam
hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara
keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas :
1. Sentralisasi ( pemusatan ).
2. Kombinasi ( campuran ).
3. Desentralisasi ( pemencaran ).
Asas Sentralisasi
Semua kerja perkantoran yang ada dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan
operatif. Apabila organisasi yang bersangkutan sangat besar, sehingga kegiaatan
perkantoran sangat luas, satuan pelayanan yang dibentuk dapat lebih dari satu
buah. Misalnya bagian surat menyurat tersendiri, bagian kearsipan tersendiri,
bagian pengetikan tersendiri, dan seterusnya. Masing-masing bagian secara
sentral melayani seluruh satuan organinsasi dalam lingkungan tugasnya itu.
Bagian pelayanan ini disebut bagian tata usaha atau sekretariat. Dalam asas
sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan arsip, maka secara sentral semua
pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh
seorang pemimpin bagian arsip.
Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan
kantor diantaranya adalah :
a) Cara kerja dengan mudah dapat
diseragamkan ;
b) Pengawasan mudah dilakukan:
c) Penggunaan peralatandan perabotan
kantor dapat dihemat;
d) Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan
pembagian lebih merata;
e) Penggunaan tenaga kerja dapat
diadakan pengaturan yang lebih luwes.
Asas ini juga mengandung beberapa kelemahan yang mendasar
antara lain adalah:
a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak
pada waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran dimana diperlukan
penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibatnya penyelesaian
pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami kelambatan.
b. Unit pengelola pekerjaan kantor
sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit
yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang
bersangkutan akan mengalami hambatan.
c. karena unit pengelola pekerjaan
kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan
kelancaran pekerjaan unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.
Asas Desentralisasi
Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja perkantoran yang
terdapat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian personalia suatu organisasi
melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, pengetikan dan
memperbanyak warkat dan pekerjaan dan pekerjaan pengurusan warkat yang ada
dalam lingkungannya. Pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka
sendiri dan masing-masing bagian mempunyai arsip sendiri pula. Penggunaan asas
ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu:
a) dapat memperlancar pekerjaan pokok
bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.
b) dapat melayani kebutuhan-kebutuhan
khusus bagi unit-unit yang bersangkutan.
c) menumpuknya pekerjaan pada saat-saat
tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi dapat dihindarkan.
Asas desentralisasi pun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain
adalah :
a) memerlukan biaya yang cukup besar,
karena diperlukan peralatan yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu.
Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan
mesin foto copy lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaanya kapasitas mesin
foto copy tersebut tidak digunakan secara penuh.
b) Memerlukan tenaga yang banyak untuk
mengoperasikan peralatan kantor. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang
besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengawasan
pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut.
Asas Campuran
Dalam prakteknya jarang sekali suatu organisasi
melaksanakan kegiatan perkantoran dipusatkan sepenuhnya ataau dipisah
sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai secara bersama.
Dengan tujuan untuk mengambil "keuntungan" dari masing-masing asas
tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian
akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan
perkantoran. Dengan dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan
desentralisasi, arsip pribadi pimpinan tiap-tipa bagian dibuat. Disamping
arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok Arsip
sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi
secara keseluruhan. Organisasi yang besar, dalam arti cukup komplek pekerjaan
kantor yang dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat
untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-segi ketatausahaan yang
terdapat pada seluruh organisasi. Sebaliknya sebagian kegiatan ketatausahaan
yang tidak tepat jika dipusatkan tetap akan dikerjakan oleh masing-masing
satuan organisasi yang bersangkutan.
Satuan organisasi yang menanggani pekerjaan tata usaha pusat biasanya
mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
1. Melaksanakan sejumlah aktivitas
tertentu yang sebaiknya dipusatkan antara lain :
a) Melayani pembuatan barang cetakan,
misalnya kartu, formulir, blangko dan sebagainya.
b) Pengadaan dan pembagian perabotan,
peralatan, bahan dan mesin-mesin kantor.
2. Memberikan bimbingan dan
pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap
satuan organisasi lainnya.
Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah
dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran,
yang disebut manajer kantor. Seorang manajer seharusnyalah mempunyai
pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran.
Misalnya: organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata
kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan
tata usaha. Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai
seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa
mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat
sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari,
sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akantetapi
dengan jangka waktu yang lama.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar